Działając w branży usługowej mamy nadzieję, że nasze przedsięwzięcia będą szły gładko, a klienci będą zadowoleni. Chcemy, by nasza firma cateringowa, salon kosmetyczny czy myjnia miały jak najlepszą pozycję na rynku. Niestety, mimo starań zawsze możemy spotkać się z problemami z otrzymaniem zapłaty za nasze usługi, mimo że wystawiliśmy już fakturę.

Mogą to być spóźnienia w uiszczeniu należności, ale również zupełna odmowa zapłaty. Niestety z tą drugą sytuacją również możemy się spotkać. Kiedy może się tak zdarzyć?

Klient nie ma pieniędzy.

Klient może mówić, że sam czeka na przelew albo że ma jeszcze do zapłacenia wiele innych faktur.

Klientowi nie podoba się efekt.

Załóżmy, że organizujemy wesela. Umówiliśmy się z parą młodą na oprawę z białych goździków. Po weselu para nie chce jednak spłacić faktury i lakonicznie stwierdza „nie podobało nam się i tyle”. Mają prawo do reklamacji, muszą jednak określić dokładnie, co według nich było nie tak z usługą – może kwiaty były nieświeże, może ozdobiono tylko pół sali, itp. Jeśli nie określiliśmy wcześniej zasad reklamacji naszej usługi, spór może okazać się trudny.

Błędna umowa.

Jak widać powyżej, umowę zawsze należy sporządzić jak najdokładniej, aby klient nie miał szans na wykorzystanie niedopowiedzeń. Być może czegoś w niej brakowało, były w niej błędne dane, ceny i zakres usługi, terminy wykonania i zapłaty czy zasady reklamacji.

Zaginiona faktura.

Należy zawsze dopilnować, aby w fakturze nie było błędów, oraz czy wysłaliśmy ją do właściwego działu, na właściwe nazwisko lub adres.

Brak śladów komunikacji.

Nie dawajmy klientowi szansy na ewentualne odpieranie żądań przez twierdzenie, że nie próbowaliśmy się z nim porozumieć lub że to on próbował bezskutecznie porozumieć się z nami. Zapisujmy maile i SMS-y.

W branży usługowej istnieje wiele przyczyn, dla których możemy mieć problem z nieuczciwymi albo opieszałymi klientami. Aby uniknąć takich sytuacji i nie musieć obawiać się o swoją reputację i płynność finansową, musimy zawsze dopilnować wszelkich zastrzeżeń formalnych, a w razie wystąpienia problemów odważnie ubiegać się o swoje.